Heb je een lijst met gasten, sponsors of genodigden? Dan hoef je ze niet een voor een toe te voegen. Met een import maak je voor iedereen in één keer een gratis bestelling aan, en krijgt iedere gast de tickets per e-mail.
Je bestand voorbereiden
- Gebruik een Excelbestand (.xlsx) of een CSV-bestand. Werk je met een ouder .xls-bestand of met Numbers, sla het dan eerst op als .xlsx of als CSV.
- Zet de kolomnamen in de eerste rij. Bij Excel wordt alleen het eerste tabblad gelezen.
- Sla een CSV op als CSV UTF-8, anders komen letters als ë en é er vreemd uit.
Deze kolommen kun je gebruiken:
| Kolom | Verplicht? | Wat erin staat |
|---|---|---|
| Naam | Ja | Naam van de gast |
| Ja | Het adres waar de tickets naartoe gaan | |
| Ticket type | Ja, tenzij je een standaard kiest | De naam van het tickettype, precies zoals in Tickable (hoofdletters maken niet uit) |
| Aantal | Nee | Aantal tickets voor deze gast, standaard 1 |
| Tijdslot | Alleen bij meerdere tijdsloten | De datum, bijvoorbeeld 2026-10-03 of 03-10-2026 |
Voorbeeld:
Naam;E-mail;Ticket type;Aantal
Jan Jansen;jan@voorbeeld.nl;Gastenlijst;2
Piet de Vries;piet@voorbeeld.nl;VIP;1
Tickable herkent veel kolomnamen vanzelf, zoals Naam, E-mail, Ticket type, Aantal en Tijdslot. Heet een kolom anders, bijvoorbeeld "Ticketsoort" of "E-mailadres", dan koppel je die in de volgende stap zelf.
Importeren
- Open je evenement en klik op Gasten toevoegen
- Klik rechtsboven op CSV/Excel importeren
- Kies je bestand
- Controleer bij Verplichte velden en Optionele velden welke kolom bij welk veld hoort
- Kies eventueel een Standaard ticketsoort voor rijen zonder ticketsoort. Heeft je evenement meerdere tijdsloten en staat er geen tijdslot in je bestand? Kies dan ook het tijdslot.
- Bekijk de controle: je ziet hoeveel rijen geldig en ongeldig zijn, en waarom
- Klik op de knop om de geldige rijen te importeren en bevestig met Bevestigen
Tickable maakt per rij een gratis bestelling aan en mailt de tickets direct. Houd het venster open tot de import klaar is. Daarna vind je alle geïmporteerde bestellingen via Gastbestellingen, of op de bestellingenpagina met het filter Alleen gasten.
Je hebt hiervoor de rol Beheerder of Kassamedewerker nodig, of een eigen rol met het recht Bestellingen bewerken.
Controles en waarschuwingen
- Ongeldige rijen worden overgeslagen, bijvoorbeeld zonder naam, met een ongeldig e-mailadres of met een onbekende ticketsoort. Je kunt rijen niet in het venster aanpassen: verbeter je bestand, klik op Terug en upload het opnieuw.
- Hetzelfde e-mailadres staat meerdere keren in je bestand? Dan wordt elke rij een aparte bestelling met een eigen mail.
- Heeft een gast al tickets voor dit evenement? Dan zie je een waarschuwing, maar de import gaat wel door.
Let op
- Een import kan niet ongedaan worden gemaakt. De tickets worden meteen gemaild. Staat er een verkeerde bestelling tussen? Open die bestelling en kies Meer > Bestelling verwijderen.
- Alleen gratis tickets. Ook als je een betaald tickettype kiest, wordt het ticket gratis. Is er al contant betaald, gebruik dan Bestelling toevoegen met Betaald aan de deur, of de Kassa.
- Er wordt niet gecontroleerd of er nog plek is. De import kan meer tickets uitgeven dan je capaciteit toelaat. Kijk dus vooraf even hoeveel plekken er nog over zijn. (Bestelling toevoegen controleert dat wel.)
- Wordt een ticketsoort niet herkend en heb je een standaard ticketsoort gekozen? Dan krijgt die gast de standaard ticketsoort. Controleer daarom in het overzicht of iedereen het juiste ticket krijgt.
- Vul bij meerdere tijdsloten in elke rij een tijdslot in, of kies een standaard tijdslot. Heb je meerdere tijdsloten op dezelfde dag? Importeer dan per tijdslot een apart bestand en kies dat tijdslot als standaard.
- Antwoorden op vragen: alleen tekstvragen kun je meenemen. Koppel die kolom bij Optionele velden.
- Stoelen kun je niet importeren. Heeft je evenement een plattegrond, geef gasten dan een stoel met Bestelling toevoegen, op de pagina Gasten toevoegen of in de Kassa.
- Ga je met een nieuw account een grote lijst importeren? Laat het ons dan vooraf even weten, zodat alle mails goed aankomen.
- Iedere gast krijgt een nieuw ticket met een nieuwe QR-code. Tickets uit een ander ticketsysteem werken niet bij de scanner van Tickable.
Een paar gasten toevoegen zonder bestand kan ook, direct op de pagina Gasten toevoegen, of één voor één met Bestelling toevoegen. Meer daarover lees je in Zelf tickets uitgeven en Handmatig een bestelling aanmaken.