Tickets en gasten beheren

Bestellingen en tickets beheren

Waar vind je je bestellingen? - Bestellingen in het hoofdmenu: alle bestellingen van al je evenementen. - Bezoekers in je evenement: alleen de bestellingen van dat evenement. Rechtsboven wissel je tussen per bestelling en per ticket. In de lijst staan ook bestellingen die nog niet betaald zijn. Die hebben de status Wachten op betaling of Voorlopig Gereserveerd. Zelf tickets uitgeven? Klik rechtsboven op Bestelling toevoegen. Zie Zelf tickets uitgeven. Zoeken en filteren Met Zoeken zoek je op naam of e-mailadres van de koper. Zoeken op bestelnummer kan ook, maar dan moet je het volledige nummer plakken. Daarnaast kun je filteren op: - Activiteit (in het hoofdmenu Bestellingen) - Bezoekdatum (als je evenement meerdere tijdsloten heeft) - Ticketsoort (als je evenement meerdere tickettypes heeft) - Besteldatum - Soort bestelling: alle bestellingen of Alleen gasten In de weergave per ticket kun je ook filteren op Tijdslot, Ticketsoort en Status. De statussen in de lijst Betaald, Verzonden (gratis bestelling), x/y Ingecheckt, Geannuleerd, Terugbetaald (of "€ X terugbetaald"), Wachten op betaling en Voorlopig Gereserveerd. Een bestelling bekijken Klik op een bestelling om hem te openen. Bovenaan staat de koper: - de naam en de status - het e-mailadres, met een potlood om naam of e-mailadres aan te passen - een link naar de klant, met hoeveel andere bestellingen die heeft - het tijdslot, met een potlood om de bestelling te verplaatsen (alleen als je evenement meerdere tijdsloten heeft) - het bestelnummer: klik erop om het te kopiëren Rechtsboven staan de acties: - Alle X tickets inchecken: checkt alle geldige tickets in. Vink je eerst tickets aan, dan check je alleen die in. - Opnieuw mailen: stuurt de tickets nog een keer naar de koper - Meer: tickets verplaatsen of van tickettype wisselen, terugbetalen, tickets annuleren, de tickets en de betaalbevestiging downloaden en een gratis of onbetaalde bestelling verwijderen. Tickets verplaatsen en Tickettype wijzigen zie je pas als je tickets hebt aangevinkt. Daaronder zie je: - Tickets: elk ticket met zijn status. Vink tickets aan om alleen daarmee iets te doen. Met het QR-icoon toon je de QR-code, bijvoorbeeld om hem vanaf je scherm te scannen. - Betaling: wat de bestelling nu waard is. Onder Details tonen zie je wat er is besteld, voor welk bedrag, en de terugbetalingen. - Bezoekersinformatie: de antwoorden op je vragen, met een potlood om ze aan te passen - Geschiedenis: wanneer de bestelling is aangemaakt, betaald, gemaild, ingecheckt of geannuleerd Is de bestelling nog niet betaald, dan zie je in plaats van de tickets Wachten op betaling. Tickets opnieuw mailen Klik rechtsboven in de bestelling op Opnieuw mailen. Zie Tickets opnieuw versturen. Kopergegevens bewerken Naam of e-mailadres fout? Klik bovenaan op het potlood naast het e-mailadres. De nieuwe gegevens gelden voor alle tickets in de bestelling, ook als een ticket op naam van iemand anders stond. Exporteren 1. Klik rechtsboven de tabel op ⋮ (Opties) en kies Alles exporteren 2. Kies welke kolommen je wilt, bijvoorbeeld naam, e-mail, status en de antwoorden op je vragen 3. Klik op Exporteren Je krijgt een Excelbestand met alle bestellingen die bij je filters passen, dus niet alleen de pagina die je ziet. Handig voor je administratie of om zelf bezoekers te mailen.

Ticket annuleren of status wijzigen

Ticketstatussen Elk ticket heeft een van deze statussen: - Geldig: actief, kan worden gescand bij de ingang. - Ingecheckt op (datum): de bezoeker is al binnen. Bij een tweede scan geeft de scanner een waarschuwing. - Geannuleerd op (datum): het ticket is niet meer geldig. - Swapped: het ticket is via TicketSwap doorverkocht en vervangen door een nieuw ticket. Je ziet de status in de bestelling, of in je evenement onder Bezoekers in de weergave per ticket. Wat kun je per ticket doen? Open de bestelling. Onder Tickets vink je een of meer tickets aan en kies je een actie: - Annuleer ticket(s): het ticket is meteen ongeldig. Je kiest daarbij of je ook geld terugbetaalt. - Inchecken: zet het ticket op ingecheckt, bijvoorbeeld als iemand zonder te scannen is binnengelaten. - Tickets verplaatsen: zet tickets over naar een ander tijdslot. - Tickettype wijzigen: geef tickets een ander tickettype. Je ziet dan het prijsverschil en kunt het verschil terugbetalen. Vink je niets aan, dan geldt Annuleer tickets voor alle tickets van de bestelling. Tickets die al zijn ingecheckt, kun je niet annuleren. Iets ongedaan maken - Annulering ongedaan maken: maakt een geannuleerd ticket weer geldig. Een terugbetaling draai je daarmee niet terug. - Inchecken ongedaan maken: zet een ingecheckt ticket terug op geldig, zodat het opnieuw kan worden gescand. Beide knoppen staan bij het ticket zelf. Terugbetalen Hoe terugbetalen werkt, ook bij een te laag saldo, lees je in Tickets annuleren en terugbetalen. Extra informatie per ticket Wil je per ticket extra informatie vragen, zoals een naam, maat of dieetwens? Dat stel je in bij Bezoekersinformatie in je evenement. De antwoorden zie je terug bij het ticket in de bestelling. Zie Extra bezoekersinformatie vragen.

Extra bezoekersinformatie vragen

Wil je meer weten over je bezoekers dan naam en e-mailadres? Met Bezoekersinformatie stel je extra vragen tijdens het bestellen. Denk aan dieetwensen, t-shirtmaat, bedrijfsnaam of een akkoord op je voorwaarden. Bezoekersinformatie aanzetten 1. Open je evenement en ga onder Instellingen naar Meer instellingen 2. Zet bij Activiteit functies de schakelaar Bezoekersinformatie aan en klik op Instellen Daarna staat Bezoekersinformatie in het menu van je evenement. Soorten vragen - Tekstveld: een korte vrije tekst, zoals een naam of opmerking - Uitgebreide tekst: een langere tekst over meerdere regels - Telefoon: een telefoonnummer, dat wordt gecontroleerd - Adres: een adres, met automatisch aanvullen - Meerkeuze: de bezoeker kiest één optie uit een lijst - Bevestiging: een vinkje, bijvoorbeeld voor je voorwaarden - Datum: bijvoorbeeld een geboortedatum - Donatie: de bezoeker kan een bedrag aan de bestelling toevoegen Vragen toevoegen 1. Ga naar Bezoekersinformatie in het menu van je evenement 2. Klik op Vragen wijzigen en daarna op Veld toevoegen 3. Kies een vraag die je al bij een ander evenement gebruikte, of klik op Nieuw veld maken 4. Vul per vraag in: - Naam: de vraag zoals de bezoeker die ziet - Type veld: een van de soorten hierboven - Vragen aan: laat leeg om de vraag één keer per bestelling te stellen, of kies tickettypes om de vraag per ticket te stellen - Verplicht: staat standaard aan. Zet het uit als de vraag optioneel is. 5. Bij Meerkeuze en Donatie voeg je de opties toe met Keuzeoptie toevoegen 6. Klik op Opslaan De volgorde pas je aan door vragen te verslepen terwijl je ze wijzigt. Naam, e-mailadres en de bevestiging van het e-mailadres worden altijd gevraagd, bovenaan. Een vraag verwijderen gaat direct, zonder op Opslaan te klikken. Antwoorden die al zijn gegeven, blijven bewaard bij de bestellingen. Per bestelling of per ticket? - Per bestelling: de vraag wordt één keer gesteld, aan de koper. Handig voor bijvoorbeeld een factuuradres. - Per ticket: de vraag wordt voor elk ticket van de gekozen tickettypes gesteld. Handig als je per bezoeker iets wilt weten, zoals een naam of dieetwens. Donaties Met een vraag van het type Donatie kunnen bezoekers vrijwillig een bedrag toevoegen. De opties die je instelt, verschijnen als knoppen met een vast bedrag. Daarnaast kan de bezoeker een eigen bedrag invullen. Een donatie wordt altijd één keer per bestelling gevraagd en komt als regel Donatie in de bestelling. Zet Verplicht uit bij een donatie, anders moet elke bezoeker een bedrag geven. Antwoorden bekijken - Op de pagina Bezoekersinformatie zie je bij Antwoorden een overzicht: hoe vaak een vraag is beantwoord, hoe de keuzes verdeeld zijn en hoeveel er is gedoneerd. - In de bestelling staan de antwoorden onder Bezoekersinformatie, en per ticket bij het ticket zelf. - Exporteren: ga naar Bezoekers, kies per bestelling of per ticket, en exporteer via ⋮ > Alles exporteren. De antwoorden komen als kolommen in het Excelbestand. API-naam Gebruik je de Tickable API of een koppeling? Via het tandwiel-icoon bij een vraag zie je de API-naam. Onder die naam staan de antwoorden in de API. De API-naam blijft hetzelfde als je de vraag later een andere naam geeft. Vraag alleen wat je echt nodig hebt. Te veel vragen schrikken bezoekers af.

Handmatig een bestelling aanmaken

Soms wil je zelf tickets uitgeven in plaats van via de ticketshop. Daar zijn drie plekken voor: - Bestelling toevoegen: één bestelling voor iemand, gratis, al contant betaald of met een betaallink, ook met stoelen. - Kassa: tickets verkopen aan de deur of aan de balie, betaald met contant of pin, of gratis. - Gasten toevoegen: gratis tickets versturen naar gasten, sponsors of genodigden, ook in één keer vanuit een lijst. Eén bestelling toevoegen Klik in Bestellingen in het hoofdmenu, of in Bezoekers in je evenement, rechtsboven op Bestelling toevoegen. Kies Gratis sturen, Betaallink sturen of Betaald aan de deur, het tijdslot, de tickets en eventueel de stoelen, en vul naam en e-mailadres in. Hoe dat precies werkt, lees je in Zelf tickets uitgeven. Tickets verkopen met de Kassa 1. Klik in het hoofdmenu op Kassa 2. Kies de activiteit en het tijdslot 3. Klik op de tickettypes om ze aan de bestelling toe te voegen. Ook tickettypes die in de ticketshop verborgen zijn, kun je hier verkopen. Heeft je evenement een plattegrond, dan kies je hier ook de stoelen. 4. Vul eventueel bij Bezoekersgegevens (optioneel) een naam en e-mailadres in 5. Kies de opties die je nodig hebt: - Stuur tickets per e-mail: de bezoeker krijgt de tickets per mail. Een e-mailadres is dan verplicht. - Markeer direct als ingecheckt: handig als de bezoeker meteen naar binnen gaat 6. Rond de bestelling af met: - Contant: de bestelling is meteen betaald - Pinnen: betalen met een gekoppeld pinapparaat (zie hieronder) - Bestelling gratis plaatsen: de tickets zijn gratis Daarna zie je Bestelling aangemaakt. Zodra de tickets klaar zijn, kun je ze met Tickets printen of Tickets downloaden meteen meegeven. Later download je de tickets ook in de bestelling, via Meer > Tickets downloaden. Kassaverkopen tellen mee in je omzet. Op de pagina Inzichten staan ze onder Geregistreerd in Tickable, verdeeld over pin, contant en gratis. Pinnen en SumUp De knop Pinnen zie je alleen als er een pinapparaat aan je organisatie is gekoppeld. Dat kan een pinapparaat van Stripe of Mollie zijn, of SumUp. Het koppelen doen wij voor je: ga in je evenement naar Meer instellingen, zoek Pinapparaat en klik op Neem contact op. SumUp werkt via de SumUp-app. Gebruik de Kassa dan op een telefoon of tablet waarop de SumUp-app staat. Het bedrag wordt automatisch in de app ingevuld, en na de betaling ga je vanzelf terug naar de Kassa. Kassa-instellingen Onder Instellingen > Kassa bepaal je welke functies alle medewerkers in de Kassa hebben: - Onbeschikbare tickets toestaan: toont de schakelaar Bestellingen toestaan voor onbeschikbare tickets, om ook uitverkochte of niet-beschikbare tickets te verkopen - Pre-sale tickets verkopen: tickets verkopen waarvan de verkoop nog niet is gestart - Direct inchecken: toont de optie Markeer direct als ingecheckt Teamleden met de rol Beheerder of Kassamedewerker kunnen de Kassa gebruiken en gratis bestellingen plaatsen. Dat stel je in onder Instellingen > Team. Gratis tickets versturen met Gasten toevoegen 1. Open je evenement en klik op Gasten toevoegen 2. Kies het tijdslot (als je er meerdere hebt) 3. Vul per gast de naam, het e-mailadres, het tickettype en het aantal in. Heeft je evenement een plattegrond, dan kies je per gast de stoelen met Kies de stoelen. Je kunt meerdere gasten tegelijk toevoegen. 4. Klik op Tickets versturen Iedere gast krijgt een eigen gratis bestelling en de tickets per e-mail. Je ziet meteen hoeveel plekken er nog over zijn en wat de Weggegeven waarde is. Heb je een lange lijst? Klik dan op CSV/Excel importeren en upload een CSV- of Excel-bestand met namen en e-mailadressen. Goed om te weten - Tickets die je zelf aanmaakt, zijn direct geldig voor de scanner, of bij een betaallink zodra er betaald is. - Ze tellen mee voor de capaciteit van je evenement. - Bestelling toevoegen geeft niet meer uit dan er nog over is. Gasten toevoegen waarschuwt alleen als je over je capaciteit gaat, en verstuurt de tickets toch. - Controleer het e-mailadres goed, want daar gaan de tickets naartoe. - Wil je tickets van tevoren printen om aan de deur te verkopen? Lees dan Geprinte tickets aan de deur verkopen.

Status 'ingecheckt'

Wanneer een ticket de status Ingecheckt heeft, is het ticket gebruikt om binnen te komen. In de bestelling zie je onder Geschiedenis wanneer dat was. Hoe raakt een ticket ingecheckt? - Door het te scannen met de scanner app - Door het te scannen op de pagina USB Scanner - In de bestelling, met de knop rechtsboven: Alle X tickets inchecken. Vink je eerst tickets aan, dan check je alleen die in. - Door bij verkoop via de Kassa de optie Markeer direct als ingecheckt aan te zetten Kan een ingecheckt ticket nog een keer gescand worden? Nee. Scan je een ticket dat al is ingecheckt, dan geeft de scanner een oranje melding, bijvoorbeeld "5 minuten geleden gescanned". Zo voorkom je dat hetzelfde ticket twee keer wordt gebruikt. Tickets weer geldig maken Soms wil je tickets opnieuw scanbaar maken, bijvoorbeeld na een test of bij een evenement waar bezoekers vaker in en uit lopen. Per ticket: open de bestelling en klik bij het ticket op het pijltje terug (Inchecken ongedaan maken). Het ticket is dan weer geldig. Per tickettype (in één keer): ga in je evenement onder Instellingen naar Tickets, open het tickettype, klik linksonder op ⋯ en kies Scans resetten. Je ziet eerst hoeveel tickets het betreft. Alle ingecheckte tickets van dat type, in alle tijdsloten, worden dan weer scanbaar. Ik zie "ingecheckt" maar het evenement is nog niet geweest Dan is het ticket al gescand, bijvoorbeeld tijdens het testen, of ingecheckt bij verkoop via de Kassa. Maak de check-in ongedaan via de bestelling, of reset het hele tickettype in één keer. Kan een bezoeker zelf zien dat het ticket is ingecheckt? Nee, de status is alleen zichtbaar voor jou als organisator in het dashboard.

Bestelling blijft op 'Wachten op betaling'

Staat een bestelling op Wachten op betaling? Dan is de bezoeker begonnen met betalen, maar heeft de betaalprovider (Mollie of Stripe) nog geen definitief antwoord gegeven. De betaling is dus niet gelukt, maar ook nog niet mislukt. Tickable wacht bewust op dat antwoord. Zo voorkomen we dat iemand betaalt en daarna toch geen tickets krijgt. Twee statussen voor onbetaalde bestellingen - Voorlopig Gereserveerd: de bezoeker heeft tickets gekozen maar is nog niet begonnen met betalen. Deze bestelling verdwijnt na ongeveer 20 minuten vanzelf. Je kunt hem ook zelf verwijderen met Bestelling verwijderen. - Wachten op betaling: de bezoeker is naar de betaalpagina gegaan en de uitkomst is nog niet bekend. Deze bestelling kun je niet zelf verwijderen, want hij kan nog betaald worden. Hoe lost het zich op? Tickable controleert openstaande betalingen regelmatig zelf bij Mollie of Stripe. Zodra er een definitief antwoord is, gebeurt er automatisch een van deze twee dingen: - De betaling is gelukt: de bestelling wordt betaald en de bezoeker krijgt de tickets per e-mail. Dat gebeurt ook als de betaling pas later binnenkomt. - De betaling is afgebroken, mislukt of verlopen: de bestelling verdwijnt uit het overzicht en de tickets komen weer vrij voor verkoop. Hoe lang duurt het? - Meestal binnen een uur, bijvoorbeeld als een bezoeker een iDEAL-betaling niet afmaakt of de bank-app sluit. - Wekelijkse uitbetaling (Stripe): een betaling die niet wordt afgemaakt, annuleren we na 2 uur automatisch. De bestelling is dan binnen ongeveer 2,5 uur verdwenen. - Eigen Mollie-account: dit hangt af van de betaalmethode. Heb je bankoverschrijving aangezet in Mollie, dan kan een betaling tot ongeveer twee weken openstaan. Zolang blijven die tickets gereserveerd. Wil je dat niet, zet bankoverschrijving dan uit in je Mollie-dashboard. Wat gebeurt er in de tussentijd? - De tickets (en eventuele stoelen) blijven gereserveerd en tellen mee voor je capaciteit. - De bestelling telt nog niet mee in je omzet. - Er zijn nog geen tickets aangemaakt, dus de bezoeker kan er ook niet mee naar binnen. Tickets opnieuw versturen werkt pas als de bestelling betaald is. - Je kunt een bestelling niet zelf op betaald zetten. Wat kun je doen? Meestal hoef je niets te doen: het lost zich vanzelf op. Afhankelijk van de situatie: - De bezoeker zegt dat er al betaald is. Laat de bezoeker niet opnieuw betalen. De tickets komen automatisch zodra de betaling is bevestigd. Controleer wel of het e-mailadres in de bestelling klopt: klik op het potloodpictogram bij de kopersgegevens om het aan te passen. De tickets gaan naar het adres dat er op dat moment staat. - De bezoeker heeft niet betaald en wil alsnog tickets. Laat de bezoeker gewoon een nieuwe bestelling plaatsen in de ticketshop. De oude bestelling verdwijnt vanzelf. - Je hebt een eigen Mollie-account. Dan kun je de betaling zelf opzoeken in je Mollie-dashboard, bijvoorbeeld op het e-mailadres van de bezoeker. De omschrijving is de naam van je evenement gevolgd door "Tickets - Tickable". Daar zie je wat de status van de betaling is. - De bezoeker heeft twee keer betaald. Zijn er twee bestellingen betaald, dan kun je er één annuleren en terugbetalen via het dashboard. Is er twee keer voor dezelfde bestelling betaald, dan zie je die tweede betaling niet in het dashboard. Met een eigen Mollie-account stort je die terug via je Mollie-dashboard; anders neem je contact met ons op. - De bestelling staat na een dag nog steeds op Wachten op betaling en het gaat niet om een bankoverschrijving? Neem dan contact met ons op en stuur het bestelnummer mee. Dat vind je bovenaan de bestelling. Lees ook: Bestellingen en tickets beheren.

Geprinte tickets aan de deur verkopen

Wil je tickets met QR-code klaarleggen voor verkoop aan de zaal, terwijl bezoekers aan de deur betalen met bijvoorbeeld SumUp? Dat kan. Je maakt de tickets aan via de Kassa in plaats van via de ticketshop. Eén ding moet je wel weten: een ticket is geldig zodra het is aangemaakt. Tickable heeft geen ticket dat pas geldig wordt als het betaald is. Een geprint ticket geeft dus meteen toegang, ook als het nog niet verkocht is. Tip: verkoop en print aan de deur Heb je aan de deur een laptop, tablet of telefoon met een printer? Verkoop de tickets dan pas op het moment zelf via de Kassa: 1. Kies in de Kassa de tickets 2. Reken af met Pinnen (bijvoorbeeld via SumUp) of Contant 3. Het printvenster opent vanzelf zodra de tickets klaar zijn Je omzet klopt dan meteen, en er liggen geen onverkochte tickets die al geldig zijn. Om met SumUp te pinnen via de Kassa moet SumUp eerst aan je organisatie worden gekoppeld. Meer daarover in Handmatig een bestelling aanmaken. Tickets vooraf printen 1. Maak een apart tickettype voor de deurverkoop 1. Ga in je evenement onder Instellingen naar Tickets en klik op Ticketsoort toevoegen 2. Zet de prijs in de naam, bijvoorbeeld Kassaticket € 15. Er is geen apart veld voor de prijs op het ticket. De naam van het tickettype staat wel standaard op het ticket. 3. Klik in het tickettype op de regel In de shop en zet Alleen te koop met een code aan. Maak er geen code voor: het tickettype is dan niet online te koop, maar je ziet het wel in de Kassa. Gebruik je een eigen ticketontwerp? Zorg dan dat de naam van het tickettype (ticket_type.name) of de omschrijving erop staat. Typ de prijs niet als vaste tekst in je ontwerp: het ontwerp geldt voor alle tickets van het evenement, dus ook voor tickets die online verkocht worden. 2. Maak de tickets aan in de Kassa 1. Open de Kassa en kies je evenement en tijdslot 2. Vul bij het kassaticket het aantal tickets in dat je wilt printen 3. Zet Stuur tickets per e-mail uit 4. Zet Markeer direct als ingecheckt uit, anders zijn de tickets al gescand 5. Klik op Bestelling gratis plaatsen Waarom gratis? Het geld komt binnen via SumUp, niet via Tickable. Met een gratis bestelling telt Tickable geen omzet voor tickets die je misschien nooit verkoopt. Je omzet van de deurverkoop haal je dan uit je SumUp-overzicht. Kies je in plaats daarvan Contant, dan telt het volle bedrag van alle geprinte tickets direct mee als omzet in Tickable. Ook voor tickets die je later niet verkoopt. Doe dat dus alleen als je zeker weet dat je alles verkoopt. Tip: maak meerdere kleine bestellingen, bijvoorbeeld een stapel van 10 tickets per bestelling. Dan kun je later een hele stapel in één keer annuleren of verwijderen. 3. Printen Na het plaatsen klik je op Tickets printen of Tickets downloaden. Alle tickets van de bestelling staan in één PDF, één ticket per pagina. Later vind je de PDF terug in de bestelling onder Documenten. 4. Aan de deur De bezoeker betaalt met SumUp en krijgt een geprint ticket. Bij de ingang scan je het ticket zoals altijd. Let op - Bewaar de stapel goed. Iedereen met een geprint ticket komt binnen, of het nu verkocht is of niet. - Geprinte tickets tellen mee voor je capaciteit. Print niet meer dan je aan de deur verwacht te verkopen, anders raakt je online verkoop sneller uitverkocht. - Tickets over, of een stapel kwijt? Open de bestelling en annuleer de tickets met Annuleer tickets. Ze zijn dan niet meer geldig en de plekken komen weer vrij. Een gratis bestelling kun je ook helemaal verwijderen met Bestelling verwijderen. - Zonder eigen ticketontwerp staat op het ticket de naam van het tickettype, en dus de prijs als je die in de naam hebt gezet.

Gastenlijst importeren

Heb je een lijst met gasten, sponsors of genodigden? Dan hoef je ze niet een voor een toe te voegen. Met een import maak je voor iedereen in één keer een gratis bestelling aan, en krijgt iedere gast de tickets per e-mail. Je bestand voorbereiden - Gebruik een Excelbestand (.xlsx) of een CSV-bestand. Werk je met een ouder .xls-bestand of met Numbers, sla het dan eerst op als .xlsx of als CSV. - Zet de kolomnamen in de eerste rij. Bij Excel wordt alleen het eerste tabblad gelezen. - Sla een CSV op als CSV UTF-8, anders komen letters als ë en é er vreemd uit. Deze kolommen kun je gebruiken: Kolom Verplicht? Wat erin staat Naam Ja Naam van de gast E-mail Ja Het adres waar de tickets naartoe gaan Ticket type Ja, tenzij je een standaard kiest De naam van het tickettype, precies zoals in Tickable (hoofdletters maken niet uit) Aantal Nee Aantal tickets voor deze gast, standaard 1 Tijdslot Alleen bij meerdere tijdsloten De datum, bijvoorbeeld 2026-10-03 of 03-10-2026 Voorbeeld: Naam;E-mail;Ticket type;Aantal Jan Jansen;jan@voorbeeld.nl;Gastenlijst;2 Piet de Vries;piet@voorbeeld.nl;VIP;1 Tickable herkent veel kolomnamen vanzelf, zoals Naam, E-mail, Ticket type, Aantal en Tijdslot. Heet een kolom anders, bijvoorbeeld "Ticketsoort" of "E-mailadres", dan koppel je die in de volgende stap zelf. Importeren 1. Open je evenement en klik op Gasten toevoegen 2. Klik rechtsboven op CSV/Excel importeren 3. Kies je bestand 4. Controleer bij Verplichte velden en Optionele velden welke kolom bij welk veld hoort 5. Kies eventueel een Standaard ticketsoort voor rijen zonder ticketsoort. Heeft je evenement meerdere tijdsloten en staat er geen tijdslot in je bestand? Kies dan ook het tijdslot. 6. Bekijk de controle: je ziet hoeveel rijen geldig en ongeldig zijn, en waarom 7. Klik op de knop om de geldige rijen te importeren en bevestig met Bevestigen Tickable maakt per rij een gratis bestelling aan en mailt de tickets direct. Houd het venster open tot de import klaar is. Daarna vind je alle geïmporteerde bestellingen via Gastbestellingen, of op de bestellingenpagina met het filter Alleen gasten. Je hebt hiervoor de rol Beheerder of Kassamedewerker nodig, of een eigen rol met het recht Bestellingen bewerken. Controles en waarschuwingen - Ongeldige rijen worden overgeslagen, bijvoorbeeld zonder naam, met een ongeldig e-mailadres of met een onbekende ticketsoort. Je kunt rijen niet in het venster aanpassen: verbeter je bestand, klik op Terug en upload het opnieuw. - Hetzelfde e-mailadres staat meerdere keren in je bestand? Dan wordt elke rij een aparte bestelling met een eigen mail. - Heeft een gast al tickets voor dit evenement? Dan zie je een waarschuwing, maar de import gaat wel door. Let op - Een import kan niet ongedaan worden gemaakt. De tickets worden meteen gemaild. Staat er een verkeerde bestelling tussen? Open die bestelling en kies Meer > Bestelling verwijderen. - Alleen gratis tickets. Ook als je een betaald tickettype kiest, wordt het ticket gratis. Is er al contant betaald, gebruik dan Bestelling toevoegen met Betaald aan de deur, of de Kassa. - Er wordt niet gecontroleerd of er nog plek is. De import kan meer tickets uitgeven dan je capaciteit toelaat. Kijk dus vooraf even hoeveel plekken er nog over zijn. (Bestelling toevoegen controleert dat wel.) - Wordt een ticketsoort niet herkend en heb je een standaard ticketsoort gekozen? Dan krijgt die gast de standaard ticketsoort. Controleer daarom in het overzicht of iedereen het juiste ticket krijgt. - Vul bij meerdere tijdsloten in elke rij een tijdslot in, of kies een standaard tijdslot. Heb je meerdere tijdsloten op dezelfde dag? Importeer dan per tijdslot een apart bestand en kies dat tijdslot als standaard. - Antwoorden op vragen: alleen tekstvragen kun je meenemen. Koppel die kolom bij Optionele velden. - Stoelen kun je niet importeren. Heeft je evenement een plattegrond, geef gasten dan een stoel met Bestelling toevoegen, op de pagina Gasten toevoegen of in de Kassa. - Ga je met een nieuw account een grote lijst importeren? Laat het ons dan vooraf even weten, zodat alle mails goed aankomen. - Iedere gast krijgt een nieuw ticket met een nieuwe QR-code. Tickets uit een ander ticketsysteem werken niet bij de scanner van Tickable. Een paar gasten toevoegen zonder bestand kan ook, direct op de pagina Gasten toevoegen, of één voor één met Bestelling toevoegen. Meer daarover lees je in Zelf tickets uitgeven en Handmatig een bestelling aanmaken.

Bezoekers extra informatie sturen

Wil je bezoekers een programma, route-informatie of huisregels sturen? Zet het in de mail met tickets, dan krijgt iedereen het vanzelf. In de bevestigingsmail 1. Open je evenement en ga onder Instellingen naar Activiteit 2. Vul bij Extra informatie in bevestigingsmail je tekst in. Zie je dat veld niet? Klik dan eerst op + Extra informatie in bevestigingsmail. Je kunt de tekst opmaken en links toevoegen. 3. Klik op Opslaan De tekst staat daarna in elke mail met tickets. - Alleen nieuwe mails. Bezoekers die hun tickets al hebben ontvangen, krijgen de tekst niet vanzelf. Je kunt hun tickets per bestelling opnieuw mailen, dan staat de tekst erin. Zie Tickets opnieuw versturen. - Geen bijlagen. Een PDF van je programma kun je niet meesturen. Zet het programma op je website of in een gedeelde map en zet de link in de tekst. - Liever geen afbeeldingen. Een link naar het programma werkt beter dan een afbeelding in de mail. Je kopers op een rij Iedereen die bij je heeft besteld, vind je onder Publiek > Klanten, met naam, e-mailadres en wanneer ze voor het laatst bestelden. Zie Publiek. Met de nieuwe mails kan Tickable je bezoekers ook vanzelf een herinnering sturen vlak voor hun bezoek. Zie Mailen naar je bezoekers. Wil je een aparte mail sturen? Exporteer dan de e-mailadressen bij Bezoekers van je evenement en zet ze in je eigen mailprogramma in het veld BCC. Meer over exporteren lees je in Bestellingen en tickets beheren. Tips - Per bestelling heb je het e-mailadres van de koper. Heeft iemand tickets voor anderen gekocht, vraag dan of de koper de mail doorstuurt. - Alleen voor je evenement. Gebruik deze adressen alleen voor informatie over het evenement waarvoor iemand een ticket heeft gekocht. Voor een nieuwsbrief of reclame heb je toestemming van de bezoeker nodig.

Zelf tickets uitgeven

Wil je iemand tickets geven buiten de ticketshop om, bijvoorbeeld een sponsor, een gast of iemand die al contant heeft betaald? Of wil je iemand een betaalverzoek sturen? Dat doe je allemaal met Bestelling toevoegen. Waar vind je het? - Bestellingen in het hoofdmenu: klik rechtsboven op Bestelling toevoegen en kies eerst het Evenement - Bezoekers in je evenement: klik rechtsboven op Bestelling toevoegen - Plaatsen in je evenement (bij een plattegrond): selecteer stoelen en klik op Bestellen Je hebt hiervoor de rol Beheerder of Kassamedewerker nodig, of een eigen rol met het recht Bestellingen bewerken. Zo werkt het 1. Kies bij Hoe krijgen ze hun tickets?: - Gratis sturen: voor gasten, sponsors en vrijkaartjes - Betaallink sturen: ze betalen zelf, voor een deadline. Zie Tickets met een betaalverzoek hieronder. - Betaald aan de deur: je hebt het geld al contant ontvangen. Deze bestelling telt mee in je omzet. 2. Kies het Tijdslot, als je er meerdere hebt 3. Kies bij Tickets hoeveel tickets je van elk tickettype wilt. Verborgen tickettypes staan er ook bij. 4. Vul de Naam in, en eventueel het E-mailadres 5. Klik op Tickets toevoegen (gratis), Betaallink sturen of Afrekenen (contant) Tickets met een betaalverzoek Wil je dat iemand zelf betaalt, bijvoorbeeld een groep die vooraf reserveert? Kies dan Betaallink sturen. 1. Vul het E-mailadres in, daar gaat de betaallink heen 2. Kies bij Betalen binnen hoeveel tijd ze krijgen: 1, 2, 3, 7 of 14 dagen 3. Klik op Betaallink sturen De tickets worden voor ze vastgehouden en tellen mee voor je capaciteit. Zodra ze betalen, krijgen ze hun tickets zoals bij een gewone bestelling. Betalen ze niet op tijd, dan vervalt de reservering en komen de plekken weer vrij. Daarna zie je de Betaallink ook zelf. Zo kun je hem bijvoorbeeld via WhatsApp sturen. Zie je Betaallink sturen niet? Dan staat Tickable Mail nog uit. Lees Mailen naar je bezoekers. Met een plattegrond Heeft je evenement een plattegrond? Kies dan het Tickettype en klik bij Kies de stoelen de stoelen aan. Tickettypes die in een categorie staan, zoals een drankje of een parkeerkaart, nemen geen stoel in: die kies je met een aantal onder Extra's. Begin je op de pagina Plaatsen met Bestellen, dan staan de stoelen die je daar had geselecteerd al klaar. Wat krijgt de gast? - Met een e-mailadres krijgt de gast de tickets meteen per mail. Heb je meerdere talen, dan kies je de Taal van de mail. - Zonder e-mailadres gaat er geen mail uit. Klik op Bekijk bestelling en download de tickets via Meer > Tickets downloaden, om te printen of zelf door te sturen. De tickets zijn meteen geldig bij de scanner. Goed om te weten - Er wordt gecontroleerd of er nog plek is. Is een tickettype of tijdslot vol, dan zie je "Er zijn niet genoeg tickets meer over." Zo geef je nooit meer uit dan je capaciteit. - Is een stoel net door iemand anders genomen? Dan zie je een melding. Kies een andere stoel en probeer het opnieuw. - Foutje gemaakt? Een gratis bestelling verwijder je in de bestelling via Meer > Bestelling verwijderen. Een contante bestelling annuleer je via Meer > Annuleer tickets. - Veel gasten tegelijk? Gebruik Gasten toevoegen of importeer een lijst. Zie Gastenlijst importeren. - Aan de deur verkopen met pin? Gebruik de Kassa. Zie Handmatig een bestelling aanmaken.

Publiek

Onder Publiek in het menu links staan de mensen die naar je activiteiten komen. Je vindt er twee pagina's: Overzicht en Klanten. Overzicht Hier zie je wat er voor je publiek bij komt met de nieuwe mails, zoals je eigen mails en nieuwsbrieven. Geen zorgen: er verandert niks tot jij iets aanzet. Klanten Iedereen die bij je heeft besteld, staat hier vanzelf in, over al je activiteiten heen. Bovenaan zie je hoeveel klanten je hebt en hoeveel daarvan toestemming gaven voor nieuws. Per klant zie je: - Klant: naam en e-mailadres - Toestemming: of en wanneer iemand ja zei op nieuws van je, en hoe (via het vinkje in de shop of via een import) - Tags: je eigen labels, bijvoorbeeld "Vrienden van" of "Pers" - Laatste bestelling - Status: bijvoorbeeld Afgemeld of Werkt niet als het e-mailadres niet aankomt Wat je hier kunt doen: - Zoeken en filteren op naam of e-mailadres, Toestemming, Tags en Herkomst - Een klant openen: je ziet de bestellingen en de geschiedenis, en je kunt tags toevoegen of weghalen - Afmelden: de klant krijgt dan geen nieuwsmail meer - Verwijderen: voor als iemand vraagt om de gegevens te wissen (AVG). De bestellingen blijven gewoon bestaan. - Importeren: heb je al een lijst in Mailchimp, Brevo of Laposta? Exporteer die als CSV of Excel en upload hem met Importeren. Toch niet goed? Onderaan de pagina maak je een import weer ongedaan. Toestemming vragen in je shop Wil je later nieuws kunnen sturen? Laat kopers het dan bij het afrekenen zelf aangeven. Klik in het menu links op Instellingen, ga naar E-mail en zet Vraag om toestemming bij het afrekenen aan. Het vakje staat nooit vooraf aangevinkt. En verder? Mailen vanuit Tickable, zoals nieuwsbrieven aan je klanten, zet je zelf aan met de nieuwe mails. Tot je dat doet, blijven je ticketmails precies zoals ze nu zijn. Zie Mailen naar je bezoekers. Lees ook: Bezoekers extra informatie sturen