Bezoekers inchecken

Scanner-app instellen

Wat is de scanner app? De scanner app draait op scanner.tickable.nl. Je hoeft niets te installeren: je koppelt een telefoon of tablet via een QR-code of link, en daarna kan die bezoekers inchecken bij de ingang. Een account is voor de scanner niet nodig. Stap 1: Een scanner toevoegen 1. Ga naar Scannen in het hoofdmenu van je dashboard 2. Kies links Scanners en klik op Scanner toevoegen 3. Scan de QR-code met de camera van de telefoon die je als scanner wilt gebruiken. Staat de telefoon niet naast je? Stuur dan de link bij Deel deze URL naar degene die gaat scannen. Stap 2: De telefoon instellen Op de telefoon opent het scherm Apparaat instellingen: 1. Controleer de Scanner naam en pas die eventueel aan, bijvoorbeeld "Ingang Noord" 2. Kies eventueel een Scan profiel. Zonder profiel kan de scanner alle tickets van je organisatie scannen. Zie Scanprofiel aanmaken. 3. Tik op Opslaan 4. Geef toestemming om de camera te gebruiken Stap 3: Scannen Richt de camera op de QR-code van het ticket. Je ziet direct of het ticket geldig is: groen, oranje of rood. Tik op het scherm om het volgende ticket te scannen. Wat de meldingen betekenen, lees je in Meldingen van de scanner. Goed om te weten - Internet is nodig. Elke scan wordt direct gecontroleerd. Zonder verbinding kan de scanner niet werken. - Camera wisselen? Standaard wordt de achtercamera gebruikt. Onderaan het scherm kies je een andere camera. - Werkt in de browser van de meeste telefoons en tablets, zoals Chrome en Safari. - Browsergegevens gewist of een privévenster gebruikt? Dan moet de telefoon opnieuw worden gekoppeld. - Deel de link alleen met je eigen medewerkers. Iedereen met de link kan een telefoon als scanner koppelen. Zet de QR-code dus niet openbaar online. - Scannen vanuit het dashboard: open je het dashboard op een telefoon, dan staat linksonder een rond QR-knopje. Daarmee open je de scanner direct. Je scanners bekijken Onder Scannen > Scanners zie je al je gekoppelde apparaten, wanneer ze voor het laatst verbonden waren (Laatst verbonden) en hoeveel tickets ze hebben ingecheckt (Tickets Ingecheckt). Met het prullenbak-icoon verwijder je een scanner uit de lijst. Meerdere apparaten Je kunt zoveel apparaten koppelen als je wilt. Elk apparaat kan een eigen profiel krijgen, zodat je bijvoorbeeld een aparte VIP-ingang en een gewone ingang kunt maken. Voor het koppelen en scannen heb je de rol Beheerder, Kassamedewerker of Entreemedewerker nodig.

Scanprofiel aanmaken

Wat is een scanprofiel? Een scanprofiel bepaalt welke tickets een scanner mag accepteren. Zo stel je per ingang in wat er gescand mag worden: een VIP-ingang accepteert dan alleen VIP-tickets, de hoofdingang alle gewone tickets. Een profiel is niet verplicht. Een scanner zonder profiel kan alle tickets van je organisatie scannen. Profiel aanmaken 1. Ga naar Scannen in het hoofdmenu van je dashboard 2. Kies links Scan profielen en klik op Scan profiel toevoegen 3. Geef het profiel een duidelijke naam bij Profiel naam, zoals "Ingang Hoofdpodium" of "VIP-toegang" 4. Kies bij Wat kunnen scanners scannen met dit profiel?: - Alle activiteiten en ticketsoorten, of - Alleen specifieke activiteiten 5. Kies je voor specifieke activiteiten? Zet dan bij Selecteer activiteiten de activiteiten aan die dit profiel mag scannen. Met Toon afgelopen events zie je ook oudere activiteiten. 6. Per activiteit kies je daarna welke Ticketsoorten en, als er meerdere zijn, welke Tijdsloten geaccepteerd worden 7. Klik op Opslaan Profiel koppelen aan een scanner Er zijn drie manieren: - Met een scannerlink (aanbevolen): klik bij het profiel in de lijst op het QR-icoon (Toon scannerlink) of kopieer de link. Een telefoon die je met deze link koppelt, krijgt dit profiel automatisch, en de gebruiker kan het niet zelf wijzigen. - Bij het koppelen: kies het profiel op de telefoon bij Scan profiel, voordat je op Opslaan tikt. - Later op de telefoon: tik linksboven in de scanner op het menu (☰), tik op de naam van de scanner, kies het profiel en tik op Opslaan. In het dashboard staat bij elke scanner ook een keuzelijst Scan profiel. Het profiel dat op de telefoon zelf is ingesteld, gaat daar echter voor. Stel het profiel daarom bij voorkeur in op de telefoon of met de scannerlink. Goed om te weten - Nieuwe tickettypes of tijdsloten die je later aan een activiteit toevoegt, zitten niet vanzelf in een profiel met een specifieke selectie. Voeg ze dan zelf toe aan het profiel. - Een profiel verwijderen? Scanners die dat profiel gebruikten, kunnen daarna alle tickets scannen. - Wordt een ticket geweigerd met "Ticket kan (nog) niet hier gescanned worden"? Dan hoort het ticket niet bij het profiel van deze scanner, of valt de scan buiten het tijdvenster. Zie Meldingen van de scanner. Voorbeelden - Gewone toegang: alle standaard tickettypes - VIP-ingang: alleen VIP-tickets - Backstage: crew-tickets en artiestenpassen

Meldingen van de scanner

Na elke scan kleurt het scherm van de scanner app groen, oranje of rood. Onder de melding zie je de activiteit, het tickettype, het tijdslot en eventueel de stoel. Tik op het scherm om verder te scannen. De meldingen Kleur Melding Wat betekent het? Groen Ticket gescanned Het ticket is geldig en nu ingecheckt. De bezoeker mag naar binnen. Oranje … geleden gescanned (bijv. "5 minuten geleden gescanned") Dit ticket is al eerder gebruikt. Oranje … geleden geannuleerd Het ticket is geannuleerd en niet meer geldig. Oranje Ticket kan (nog) niet hier gescanned worden Het ticket is geldig, maar niet voor deze scanner of niet op dit moment. Zie hieronder. Rood Ticket niet gevonden De code is geen ticket van Tickable, of de scanner heeft geen internet. "Ticket kan (nog) niet hier gescanned worden" Deze melding krijg je in een van deze gevallen: - Het is nog te vroeg. Als je organisatie een tijdvenster gebruikt, kun je pas een bepaalde tijd voor de start van het tijdslot scannen. Na afloop van het tijdslot kan het ook niet meer. Zie Wanneer tickets scanbaar zijn. - Het ticket hoort niet bij het profiel van deze scanner, bijvoorbeeld een gewoon ticket bij de VIP-ingang, of een ticket voor een ander tijdslot. Zie Scanprofiel aanmaken. - Het ticket is voor een andere activiteit dan de scanner mag scannen. Controleer de activiteit, het tijdslot en het tickettype die onder de melding staan. "Ticket niet gevonden" - Controleer de internetverbinding. De scanner controleert elk ticket online. Zonder internet krijg je deze melding, ook bij een geldig ticket. Er is geen offline modus. - Is het wel een Tickable-ticket? Tickets uit een ander ticketsysteem, of andere QR-codes, worden niet herkend. - Twijfel je? Zoek de bezoeker op naam of e-mailadres op bij Bestellingen, en check het ticket daar in met Inchecken. Al gescand, maar de bezoeker is nog niet binnen geweest? Dan is het ticket misschien bij het testen gescand, of doorgestuurd en door iemand anders gebruikt. Bekijk in de bestelling wanneer het ticket is ingecheckt. Je kunt de check-in daar ongedaan maken met Inchecken ongedaan maken. Zie Status 'ingecheckt'.

Wanneer tickets scanbaar zijn

Onder Instellingen > Scanner stel je in hoe en wanneer tickets gescand kunnen worden. Dit geldt voor alle scanners van je organisatie. Je hebt hiervoor de rol Beheerder nodig. Tijdvenster Met een tijdvenster voorkom je dat tickets te vroeg worden gescand, bijvoorbeeld een ticket voor morgen bij de voorstelling van vandaag. 1. Klik in het menu links op Instellingen 2. Ga naar Scanner 3. Zet bij Tijdvenster de schakelaar aan 4. Vul in hoeveel minuten voor het begin van het tijdslot er gescand mag worden, bijvoorbeeld 120 5. Klik op Opslaan Met een tijdvenster kun je scannen vanaf dat aantal minuten voor de start tot het einde van het tijdslot. Daarbuiten geeft de scanner de melding Ticket kan (nog) niet hier gescanned worden. Staat de schakelaar uit, dan kunnen tickets altijd gescand worden, ongeacht het tijdstip. Tip: krijgen bezoekers de melding terwijl ze op de goede dag komen? Controleer dan de begin- en eindtijd van het tijdslot, en of de deuren niet eerder opengaan dan het tijdvenster toelaat. Hele bestelling scannen Komt een groep binnen met één bestelling? Dan hoef je niet elk ticket apart te scannen. 1. Ga naar Instellingen > Scanner 2. Zet bij Hele bestelling scannen de schakelaar aan bij de activiteit waarvoor je dit wilt. Dit wordt meteen opgeslagen. Scan je daarna een geldig ticket, dan toont de scanner de hele bestelling. Met Alle tickets inchecken check je de overige tickets van die bestelling in één keer in. Tickets die niet bij het profiel van de scanner horen, of die al zijn ingecheckt, worden overgeslagen. Je ziet hier alleen activiteiten die nog moeten komen.

Scannen met een USB-scanner

Ja. Naast de scanner app op een telefoon kun je ook scannen met een losse barcodescanner die je aansluit op een laptop of computer. Dat is vaak sneller bij een drukke ingang. Wat heb je nodig? - Een laptop of computer met het Tickable-dashboard open - Een USB- of bluetooth-scanner die QR-codes kan lezen. Een scanner die alleen gewone streepjescodes leest, werkt niet. - De scanner moet werken als toetsenbord: hij "typt" de code en drukt daarna op Enter. Bij de meeste scanners is dat de standaardinstelling. Zo werkt het 1. Ga in het dashboard naar Scannen en kies links USB Scanner 2. Klik op het scanvak, zodat de pagina klaar staat. Je ziet Klaar om te scannen. 3. Scan de QR-code van het ticket Je ziet direct het resultaat: - Ticket ingecheckt: het ticket is geldig en nu ingecheckt - Al ingecheckt: het ticket is al eerder gebruikt, met de datum en tijd - Ticket is geannuleerd: het ticket is niet meer geldig - Ticket niet gevonden: de code is geen ticket van Tickable Onder het resultaat zie je de bestelling. Hoort de bezoeker bij een groep? Check dan met Overige inchecken de rest van de bestelling in, of per ticket met Inchecken. In de Scanlog zie je de scans van deze sessie. Die lijst verdwijnt als je de pagina ververst of verlaat. Goed om te weten - Klik opnieuw op het scanvak als je tussendoor iets anders op de pagina hebt aangeklikt. Anders komt de scan niet aan. - Scanprofielen en het tijdvenster gelden hier niet. Op de pagina USB Scanner kun je elk ticket van je organisatie inchecken, op elk moment. Wil je per ingang beperken wat er gescand mag worden, gebruik dan de scanner app met een scanprofiel. - Een ticketnummer plakken in het scanvak werkt ook, bijvoorbeeld als een QR-code niet leesbaar is.

Live meekijken bij de ingang

Tijdens je evenement kun je live meekijken hoe het inchecken gaat. Het live-overzicht openen Ga in het dashboard naar Scannen. Rond de start van je evenement opent deze pagina vanzelf op Live. Je ziet dit overzicht als: - je minstens één scanner hebt gekoppeld, en - er een tijdslot bezig is, of binnenkort begint. Buiten die tijden zie je het menu-item Live niet. Wat zie je? - Ingecheckt: hoeveel bezoekers er binnen zijn, van het totaal aantal tickets - Incheckpercentage: welk deel van de bezoekers er al is - Actieve scanners: hoeveel scanners de afgelopen minuten tickets hebben gescand - Per ticketsoort: het aantal check-ins per tickettype - Recente scans: de laatste scans, met naam en tijd - Scanner status: per scanner hoeveel scans die heeft gedaan en wanneer de laatste was Het overzicht ververst elke 15 seconden vanzelf. Met de verversknop werk je het direct bij. Geannuleerde tickets tellen niet mee. Cijfers na afloop Na het evenement zie je het aantal incheckingen terug op het Overzicht van je activiteit, bij Tickets Ingecheckt. Per bestelling zie je bij elk ticket wanneer het is ingecheckt.